Politique de confidentialité

1. Engagement

Sira Development, éditeur du service Sirapilot, accorde la plus grande importance à la protection des données personnelles. La présente politique décrit la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données, en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).

Elle concerne les données des utilisateurs de Sirapilot, pour lesquelles nous agissons en qualité de responsable de traitement. Les données de vos propres clients et prospects, que nous traitons pour votre compte, sont régies par l'Accord de sous-traitance (DPA).

2. Responsable de traitement

Alexis Mouchon, micro-entrepreneur exerçant sous le nom commercial « Sira Development »
Adresse : 2 rue de l'Église, 28340 Boissy-lès-Perche, France
SIRET : 103 624 292 00019
Contact : contact@sirapilot.fr

En l'absence de délégué à la protection des données (DPO) désigné, l'adresse ci-dessus traite l'ensemble des demandes liées à la protection des données.

3. Données collectées

3.1. Données fournies directement par vous

• Compte utilisateur : email, mot de passe (haché avec bcrypt), secret de double authentification, identifiant du compte Google ou Apple si vous l'utilisez pour vous connecter
• Profil entreprise : raison sociale, SIREN/SIRET, forme juridique, adresse, IBAN/BIC, logo, préfixes de numérotation. Votre IBAN est chiffré avant enregistrement (AES-256-GCM) ; il n'est affiché en clair que sur demande explicite de votre part, et chaque consultation est tracée.
• Clients enregistrés : nom, raison sociale, email, téléphone, SIRET, adresse
• Documents : devis, factures, avoirs, factures récurrentes, contrats et factures fournisseurs reçues (contenu intégral et fichiers PDF)
• Signatures électroniques : dossiers de preuve des devis et contrats signés (identité déclarée des signataires, adresses IP, horodatages, journal d'audit)
• Prospects : coordonnées, statut, notes, modèles et historique d'emails de prospection
• Intelligence artificielle : vos échanges avec l'assistant, les synthèses générées pour vous et le relevé de votre consommation (cf. section 4.2)
• Parrainage : code de parrainage, filleuls invités et récompenses obtenues
• Préférences de communication : état de votre opposition aux emails non transactionnels et date de ce choix, historique d'envoi et de remise. Ces données sont nécessaires pour respecter votre choix, tenir les plafonds de fréquence annoncés et cesser d'écrire à une adresse devenue invalide.
• Suppression du compte : si vous supprimez votre compte, le motif de départ que vous choisissez de nous indiquer (facultatif)

3.2. Données collectées automatiquement

• Adresse IP, user-agent, dates de connexion
• Journaux techniques et de sécurité (connexions, actions sensibles)
• Journal d'utilisation du service : les actions que vous effectuez (création ou envoi d'un devis, d'une facture, etc.), sans leur contenu et sans les pages consultées (cf. section 4.3)
• Le nom de la campagne ou du site qui vous a amené sur Sirapilot (paramètres « UTM », site référent), sans identifiant personnel
• Si vous arrivez par une de nos annonces Google ou Meta et l'acceptez : l'identifiant de clic ajouté par la régie, la page d'arrivée et la date de votre première visite, puis l'adresse IP et le navigateur utilisés lors de votre inscription (cf. section 4.4)
• Cookie technique de session (httpOnly, non utilisé à des fins de tracking publicitaire)

3.3. Données provenant de tiers

• Les données de carte bancaire sont collectées et stockées exclusivement par Stripe (cf. section 6). Nous ne stockons aucune information de carte bancaire sur nos serveurs.
• Si vous vous connectez avec Google ou Apple, nous recevons de ce fournisseur votre adresse email et un identifiant de compte, sans accès à vos autres données.
• Les informations d'entreprise que vous recherchez (raison sociale, SIREN, adresse) sont issues de la base publique SIRENE de l'INSEE.

4. Finalités, bases légales et durées de conservation

4.1. Emails de communication produit

En créant un compte, vous nous communiquez une adresse email professionnelle. Outre les messages strictement liés à votre activité (devis, factures, relances, sécurité du compte), nous l'utilisons pour vous adresser des messages de communication produit et de conseils métier : nouveautés de Sirapilot, évolutions réglementaires de la facturation électronique, bonnes pratiques destinées aux indépendants.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à informer nos utilisateurs professionnels de l'évolution d'un service qu'ils utilisent (article 6.1.f du RGPD). Il s'agit exclusivement de prospection entre professionnels, portant sur un sujet en rapport direct avec l'activité de son destinataire — cadre admis par la CNIL pour les communications B2B.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans justification et sans frais. Un lien de désinscription figure en pied de chaque message et fonctionne en un clic ; un réglage dédié est également disponible dans vos paramètres de compte. Votre opposition ne porte que sur ces communications : les emails nécessaires à l'exécution du service continuent de vous être adressés.

Ces envois sont volontairement peu fréquents — deux à quatre par mois au maximum, jamais plus d'un par jour. Votre adresse n'est ni vendue, ni louée, ni cédée à des tiers à des fins de prospection.

4.2. Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Lorsque vous utilisez une fonctionnalité d'intelligence artificielle (assistant, aide à la rédaction, relecture, lecture des factures fournisseurs, synthèse quotidienne, opportunités clients), les données strictement nécessaires à la demande sont transmises à Mistral AI, qui héberge ses modèles dans l'Union européenne : par exemple les lignes d'un devis, votre catalogue de prestations ou le PDF d'une facture fournisseur. Ne sont jamais transmis : votre IBAN, votre email de connexion, vos secrets d'authentification ni les adresses email de vos clients.

Mistral AI agit en qualité de sous-traitant : il n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et ne les conserve que le temps limité nécessaire à la détection des abus (30 jours au plus). De notre côté, les conversations avec l'assistant sont effacées au bout de 30 jours et les synthèses quotidiennes au bout de 48 heures. Ces fonctionnalités sont facultatives ; vous pouvez demander leur désactivation pour votre compte à contact@sirapilot.fr.

4.3. Mesure d'usage interne

Pour faire fonctionner le service, aider les utilisateurs qui nous contactent et savoir quelles fonctionnalités sont réellement utilisées, Sirapilot tient un journal des actions effectuées dans l'application : par exemple la création d'un client, l'envoi d'un devis ou le paiement d'une facture. Ce journal ne contient que des identifiants, des types d'action, des dates et des montants arrondis à une tranche (moins de 500 €, 500 à 2 000 €…) : jamais le contenu de vos documents, le nom de vos clients ni leurs adresses email. Les pages que vous consultez ne sont pas enregistrées.

À partir de ce journal, nous calculons des indicateurs d'activité pour chaque compte (jours d'activité, fonctionnalités utilisées, étape de prise en main, indice de santé du compte). Ils servent au support et au suivi de la qualité du service ; ils ne déclenchent aucune décision automatique vous concernant, ni aucun profilage produisant des effets juridiques. Ils peuvent servir à choisir les destinataires des communications produit décrites en section 4.1, auxquelles vous pouvez vous opposer à tout moment.

L'équipe de support peut enregistrer des notes sur un compte (par exemple l'objet d'une demande d'aide) et des étiquettes, dont une qui exclut le compte de toute communication produit. Ces notes se limitent à des faits observables et ne contiennent aucune appréciation sur la personne.

Cette mesure est réalisée entièrement par Sirapilot, sur ses propres serveurs : aucun outil tiers d'analyse d'audience, aucun cookie de mesure. Le journal détaillé est effacé au bout de 12 mois ; les indicateurs agrégés et les notes sont conservés tant que le compte existe, sont compris dans l'export de vos données (section 9.1) et sont supprimés avec votre compte (section 11). Vous pouvez vous opposer à ce traitement en écrivant à contact@sirapilot.fr.

4.4. Mesure de nos publicités

Sirapilot diffuse des annonces sur Google et sur les plateformes de Meta (Facebook, Instagram). Pour savoir lesquelles sont utiles, nous mesurons combien de visiteurs arrivés par une annonce créent ensuite un compte. Cette mesure n'a lieu qu'avec votre accord, demandé par un bandeau aux seuls visiteurs arrivés par une annonce.

Ce que nous recueillons avec votre accord : l'identifiant de clic que la régie ajoute à l'adresse de la page (« gclid » pour Google, « fbclid » pour Meta), la campagne, la page d'arrivée et la date de votre première visite. Ces informations sont gardées dans votre navigateur (stockage local, sans cookie) puis, si vous créez un compte, rattachées à celui-ci avec l'adresse IP et le navigateur utilisés lors de l'inscription.

Ce que nous transmettons, uniquement à la régie de l'annonce sur laquelle vous avez cliqué et pour trois événements seulement — la création de votre compte, votre premier devis et votre passage à l'offre Pro :

• à Google : l'identifiant de clic, le nom de l'événement, sa date et, pour l'abonnement, son prix public. Aucun email, aucun nom ;
• à Meta, depuis nos serveurs (API Conversions) : le nom et la date de l'événement, l'identifiant de clic, votre adresse email et l'identifiant de votre compte sous forme d'empreinte chiffrée irréversible (SHA-256), l'adresse IP et le navigateur utilisés à l'inscription, l'adresse de la page d'arrivée et, pour l'abonnement, son prix public. Meta s'en sert pour rapprocher l'inscription du clic sur l'annonce.

Nous ne transmettons jamais le contenu de vos devis et factures, ni aucune information sur vos clients. Aucun pixel ni script publicitaire n'est chargé sur le site : votre navigateur n'envoie aucune donnée de navigation à Google ou à Meta.

Responsabilités : pour la transmission à Meta, Sira Development et Meta Platforms Ireland Ltd sont responsables conjoints de la collecte et de l'envoi des données ; Meta est ensuite seul responsable de l'usage qu'il en fait, décrit dans sa politique de confidentialité. Google Ireland Ltd traite les données importées selon ses règles de confidentialité.

Base légale et durées : votre consentement. Les identifiants de clic, l'adresse IP et le navigateur sont effacés de nos serveurs 90 jours après votre visite. Dans votre navigateur, l'identifiant de clic expire au bout de 90 jours et votre choix au bout de 6 mois, après quoi il vous est redemandé.

Refuser ou changer d'avis : refuser n'a aucune conséquence sur l'accès au service. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment depuis le lien « Choix publicitaires » en bas des pages du site. Si votre compte est déjà créé, écrivez à contact@sirapilot.fr : nous effaçons les identifiants rattachés à votre compte et ne transmettons plus aucun événement. Les données déjà transmises relèvent alors de Google ou de Meta, auprès desquels vous pouvez exercer vos droits.

Sans votre accord, nous gardons seulement le nom de la campagne ou du site qui vous a amené (paramètres « UTM », site référent), sans identifiant de clic : le temps de votre visite dans votre navigateur, puis sur votre compte si vous vous inscrivez. Cette information, qui nous dit quelles campagnes attirent des inscriptions, repose sur notre intérêt légitime et n'est transmise à personne.

5. Destinataires des données

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Sira Development, dans la stricte limite de leurs missions (support, sécurité, obligations légales), chaque action effectuée sur un compte depuis l'outil d'administration étant journalisée. Elles ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.

Certains traitements impliquent des sous-traitants strictement nécessaires au fonctionnement du Service (cf. section 6). Les documents que vous émettez sont transmis aux destinataires que vous choisissez (vos clients, la Plateforme Agréée et, par son intermédiaire, l'administration fiscale).

Si vous êtes arrivé par une de nos annonces et avez accepté la mesure publicitaire, Google ou Meta reçoivent les seules informations décrites en section 4.4.

6. Sous-traitants ultérieurs

Pour fournir le Service, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous engagés contractuellement à respecter le RGPD :

L'horodatage des documents signés fait appel à une autorité d'horodatage indépendante, qui ne reçoit qu'une empreinte cryptographique du document, sans aucune donnée personnelle. Toute évolution de la liste des sous-traitants est notifiée 30 jours à l'avance lorsqu'elle affecte le traitement de vos données.

7. Transferts hors Union européenne

Sirapilot maintient ses traitements au sein de l'Union européenne. Les transferts vers les États-Unis sont les suivants :

• Stripe Inc. — paiements et abonnements
• Resend — emails de communication produit. Les messages sont émis depuis l'infrastructure irlandaise du prestataire, mais les données associées sont stockées aux États-Unis.
• Meta et Google — uniquement si vous acceptez la mesure publicitaire (section 4.4) : Meta Platforms Ireland et Google Ireland peuvent transférer les données reçues à leurs sociétés mères américaines.

Les transferts vers Stripe et Resend sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 du RGPD. Resend, Meta Platforms Inc. et Google LLC sont en outre certifiés au titre du cadre EU-US Data Privacy Framework, objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (article 45 du RGPD).

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

• Chiffrement TLS pour toutes les communications
• Chiffrement au repos de votre IBAN (AES-256-GCM), avec clé conservée hors base de données et consultations en clair journalisées
• Hachage bcrypt des mots de passe
• Authentification double facteur (2FA TOTP) disponible
• Isolation multi-tenant stricte (vos données sont rigoureusement séparées de celles des autres clients), vérifiée par des tests automatisés
• Sauvegardes journalières chiffrées avec rétention de 30 jours
• Archive des factures en stockage non modifiable (verrouillage de 10 ans)
• Outil d'administration protégé par double authentification, avec journalisation des actions effectuées sur les comptes

9. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez :

• Droit d'accès : connaître les données vous concernant
• Droit de rectification : corriger des données erronées
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : exercé directement depuis vos paramètres (cf. section 11), sous réserve des obligations légales de conservation
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré (cf. section 9.1)
• Droit d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime
• Droit de définir des directives post-mortem (article 85 de la loi Informatique et Libertés)
• Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci

Pour exercer vos droits, contactez contact@sirapilot.fr. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, pouvant être étendu de deux mois en cas de demande complexe. Une vérification de votre identité peut vous être demandée.

Vous disposez également d'un droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9.1. Export de vos données

L'onglet « Mes données » de vos paramètres permet de générer à tout moment une archive ZIP de l'ensemble de vos données, contenant :

• toutes vos données au format JSON, hors secrets techniques (mots de passe hachés, clés, jetons) ;
• vos clients, factures, devis, paiements et prospects au format CSV, lisible dans un tableur ;
• les PDF de vos factures, devis et contrats (versions signées comprises) et de vos factures reçues ;
• un fichier explicatif du contenu.

L'archive est préparée en quelques minutes ; un email vous prévient lorsqu'elle est prête. Elle se télécharge uniquement depuis votre compte connecté et est supprimée au bout de 7 jours. Un export peut être demandé toutes les 24 heures.

10. Cookies

Sirapilot utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service (session authentifiée, sécurité). Ces cookies sont exemptés de consentement préalable selon la délibération CNIL n°2020-091.

Le site utilise aussi le stockage local de votre navigateur pour :

• mémoriser votre choix de mesure publicitaire (6 mois) ;
• avec votre accord seulement, garder l'identifiant de clic et la campagne de votre première visite (90 jours, cf. section 4.4). Sans accord, seule la campagne est gardée, le temps de votre visite.

Aucun cookie publicitaire, aucun pixel ni script de régie publicitaire, aucun outil tiers de mesure d'audience n'est utilisé. Vous pouvez revoir votre choix depuis le lien « Choix publicitaires » en bas des pages du site.

11. Suppression du compte

11.1. Demande et délai de 30 jours

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis l'onglet « Mes données » de vos paramètres. Pour éviter toute suppression par erreur ou par un tiers, la demande exige de confirmer votre identité (mot de passe ou code envoyé par email, et code de double authentification si elle est activée). Il vous est proposé d'exporter vos données au préalable (section 9.1).

La suppression définitive intervient 30 jours après la demande. Avec un abonnement Pro, vous pouvez aussi choisir de la programmer à la fin de votre période payée : le délai de 30 jours court alors à partir de cette date. Pendant ce délai :

• votre compte est gelé : une connexion ne donne plus accès qu'au suivi de la demande, à l'export de vos données et à l'annulation ;
• les envois automatiques s'arrêtent (relances, factures récurrentes, emails de communication produit) et les liens publics de signature et de paiement de vos documents sont désactivés ;
• vous recevez un rappel 7 jours puis 1 jour avant la suppression définitive ;
• vous pouvez annuler la demande à tout moment en vous reconnectant : votre compte est alors réactivé avec l'ensemble de ses données (les emails de communication produit restent désactivés jusqu'à ce que vous les réactiviez).

Une fois la suppression définitive effectuée, elle est irréversible et votre export n'est plus accessible : pensez à le télécharger avant.

11.2. Ce qui est supprimé

• votre compte utilisateur : email, mot de passe, secrets de double authentification, sessions, liaison avec votre compte Google ou Apple ;
• votre profil entreprise, dont votre IBAN et votre logo ;
• vos clients, prospects, devis non signés, brouillons, modèles, prestations, relances, factures récurrentes, historiques d'intelligence artificielle, préférences, ainsi que les fichiers associés ;
• votre inscription à l'annuaire de la facturation électronique (Super PDP) ;
• vos exports de données.

11.3. Ce qui est anonymisé

Certaines données servent à des statistiques globales : les journaux d'envoi d'emails, le relevé de consommation d'intelligence artificielle, les destinataires des campagnes d'information et les statistiques de parrainage. Elles sont anonymisées de façon irréversible : elles ne permettent plus de vous identifier et sont conservées sans limite de durée.

11.4. Ce qui est conservé, et pourquoi

• L'archive légale : factures émises, avoirs, factures reçues, devis et contrats signés (électroniquement, ou sur papier puis importés), ainsi que les fiches clients auxquelles ces documents se rapportent et l'identité légale de votre entreprise (raison sociale, SIREN/SIRET). Ces pièces sont soumises à une obligation de conservation de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L.123-22 du Code de commerce, article L.102 B du Livre des procédures fiscales) et font preuve des engagements signés. Elles ne sont plus accessibles dans l'application ; une copie peut vous être remise sur demande à contact@sirapilot.fr, après vérification de votre identité. Elles sont supprimées à l'expiration de ce délai.
• Les preuves de signature électronique : 10 ans.
• Les preuves d'acceptation des CGU et documents légaux : 5 ans après la suppression.
• Une trace de la suppression : dates de la demande et de la suppression, motif de départ et, pendant 12 mois seulement, une empreinte chiffrée (non réversible) de votre adresse email et le motif que vous avez éventuellement rédigé. L'empreinte sert uniquement à empêcher qu'un compte supprimé soit recréé pour détourner le programme de parrainage.

L'obligation de conserver vos propres pièces comptables vous incombe également : gardez une copie de votre export.

11.5. Paiements

• Abonnement Pro : son renouvellement est arrêté dès la demande, puis l'abonnement est résilié au plus tard lors de la suppression définitive, sans remboursement au prorata (cf. CGV, article 7.3). Stripe conserve l'historique des paiements conformément à ses propres obligations légales.
• Compte Stripe d'encaissement (Stripe Connect) : il vous appartient et n'est pas supprimé. Les fonds restent sur votre compte Stripe ; vous pouvez le clôturer directement auprès de Stripe.

11.6. Sauvegardes

Les données supprimées peuvent subsister jusqu'à 30 jours dans nos sauvegardes chiffrées, qui ne sont utilisées qu'en cas d'incident. Si une sauvegarde devait être restaurée, les suppressions intervenues depuis sont réappliquées avant la remise en service.

11.7. Suppression à notre initiative

Nous pouvons engager la suppression d'un compte lorsque vous nous en faites la demande par email (droit à l'effacement) ou en cas de fraude ou de manquement grave aux CGU. La suppression suit alors le même déroulement, avec le même délai de 30 jours : vous en êtes informé par email et conservez l'accès à l'export de vos données jusqu'à la suppression définitive.

12. Modifications de la présente politique

Toute modification matérielle de la présente politique est notifiée aux Utilisateurs par email ou via une bannière dans l'application, au moins 30 jours avant sa prise d'effet.

13. Contact

Pour toute question : contact@sirapilot.fr.