Relancer un client qui ne paie pas est l’une des tâches que les freelances repoussent le plus, pour une raison qui n’a rien à voir avec le temps que ça prend : on a peur d’abîmer la relation. Résultat, on attend, on tourne la phrase dans sa tête, et la facture prend trois semaines de retard supplémentaires.
Écrire chaque relance mieux que la précédente ne règle rien. Ce qui règle, c’est six textes prêts et une règle pour passer de l’un à l’autre. Les deux suivent.
Le cadre légal en cinq lignes
Trois règles renversent le rapport de force, et peu de freelances les connaissent.
- Le délai maximal en B2B est de 60 jours à compter de l’émission, ou 45 jours fin de mois si c’est prévu au contrat. À défaut de mention, c’est 30 jours. Un client ne peut pas t’imposer 90 jours par ses conditions d’achat : c’est illégal, même signé.
- Les pénalités de retard sont dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance. Tu n’as pas besoin de les réclamer, ni d’envoyer un rappel préalable pour qu’elles courent.
- Une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € s’ajoute automatiquement, par facture impayée.
Ces deux mentions (taux des pénalités et indemnité de 40 €) doivent figurer sur la facture pour être opposables. Si elles n’y sont pas, tu perds le levier. C’est aussi une exigence des règles françaises de la facturation électronique.
Le plan d’escalade
Six niveaux, avec un déclencheur clair pour chacun. L’intérêt d’un plan écrit est qu’il supprime la décision : tu n’as plus à juger si « c’est le moment », le calendrier le dit.
| Quand | Quoi | Ton |
|---|---|---|
| J+1 | Rappel automatique | Neutre, presque technique |
| J+8 | Relance nominative | Cordial, on cherche à comprendre |
| J+15 | Relance ferme | Factuel, on rappelle le cadre |
| J+21 | Appel téléphonique | Direct, on cherche une date |
| J+30 | Mise en demeure | Formel, recommandé AR |
| J+45 | Injonction de payer | Procédure |
Les six modèles
1. J+1 : le rappel automatique
Le plus important des six, et celui qu’on saute. Envoyé le lendemain de l’échéance, il ne reproche rien : il informe. Son côté automatique et impersonnel le fait passer sans heurt, et il règle, dans les faits, la majorité des retards, qui ne sont que des oublis.
Objet : Facture F-2026-042, échéance dépassée
Bonjour,
Sauf erreur de notre part, la facture F-2026-042 d’un montant de 1 200 € TTC, échue le 15 mars, n’a pas encore été réglée.
Si le règlement est déjà parti, merci d’ignorer ce message.
Vous pouvez régler en ligne directement depuis ce lien : [lien de paiement]
Bien cordialement,
2. J+8 : la relance cordiale
Une semaine plus tard, on personnalise. L’objectif n’est plus d’informer mais d’obtenir une réponse, même une mauvaise. Un client qui répond « je paie le 15 » te débloque ; un client muet, non.
Objet : Facture F-2026-042, un souci de votre côté ?
Bonjour [Prénom],
Je reviens vers vous au sujet de la facture F-2026-042 (1 200 € TTC), échue depuis le 15 mars.
Y a-t-il quelque chose qui bloque de votre côté : une pièce manquante, un circuit de validation, un point à clarifier sur la prestation ? Dites-le moi, on trouvera une solution.
Si c’est simplement passé au travers, le lien de paiement est toujours actif : [lien]
Bien à vous,
3. J+15 : la relance ferme
Le ton change : on constate, et on rappelle le cadre sans agressivité. Mentionner les pénalités sans encore les appliquer est le bon dosage à ce stade : ça montre que tu connais tes droits, sans fermer la porte.
Objet : Facture F-2026-042, 15 jours de retard
Bonjour [Prénom],
Malgré mes deux messages des 16 et 23 mars, la facture F-2026-042 (1 200 € TTC) reste impayée à ce jour, soit 15 jours après son échéance.
Je vous rappelle qu’en application de l’article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement fait courir des pénalités de plein droit, majorées d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Je préférerais ne pas en arriver là. Merci de me confirmer une date de règlement avant le [date à +7 jours].
Cordialement,
4. J+21 : l’appel téléphonique
Pas un email. Trois écrits sans réponse te disent que l’écrit ne suffira pas ; le téléphone débloque des situations que dix relances ne débloquent pas, souvent parce qu’on tombe sur la bonne personne. Un script court, pour ne pas improviser :
« Bonjour, [Prénom] ? [Ton nom], de [ton entreprise]. Je vous appelle au sujet de la facture F-2026-042, échue depuis trois semaines. Je voulais vérifier avec vous s’il y avait un blocage. »
Puis se taire. Laisser répondre. Et terminer par une question fermée : « Quelle date puis-je noter pour le règlement ? »
Note la date obtenue, et envoie dans la foulée un email de confirmation : « Suite à notre échange, je note un règlement au [date]. » L’engagement oral qui laisse une trace écrite est tenu bien plus souvent.
5. J+30 : la mise en demeure
Par lettre recommandée avec accusé de réception, doublée d’un email. Le recommandé donne une date certaine, qui sert de point de départ aux intérêts et de preuve si une procédure suit. Le terme « mise en demeure » doit apparaître explicitement.
Objet : Mise en demeure de payer, facture F-2026-042
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous mets en demeure de procéder au règlement de la facture F-2026-042, d’un montant de 1 200 € TTC, échue depuis le 15 mars 2026.
Malgré mes relances des 16, 23 et 30 mars et notre échange téléphonique du 5 avril, cette somme demeure impayée.
À défaut de règlement sous huit jours à compter de la réception de ce courrier, je me verrai contraint d’engager une procédure de recouvrement, à laquelle s’ajouteront les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € prévues par la loi.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
6. J+45 : après la mise en demeure
Si le recommandé reste sans effet, deux options. La procédure d’injonction de payer devant le tribunal de commerce est rapide, se fait sur dossier, sans audience ni avocat obligatoire, et coûte quelques dizaines d’euros pour une créance non contestée. C’est le meilleur choix dans la plupart des cas.
La société de recouvrement est l’autre voie. Elle prélève typiquement un pourcentage significatif de la somme récupérée et sa méthode peut définitivement griller la relation commerciale. À réserver aux créances anciennes que tu as déjà mentalement passées en pertes.
Automatiser sans casser la relation
Les trois premiers niveaux (J+1, J+8, J+15) n’ont aucune raison d’être écrits à la main. Ce sont les mêmes textes à chaque fois, avec des variables. Les automatiser change deux choses.
Le timing devient fiable. Une relance automatique part le lendemain de l’échéance, tous les jours, sans que tu aies à y penser un dimanche soir. C’est le seul moyen d’avoir un J+1 systématique.
Le message devient neutre. Un rappel manuel écrit après trois semaines d’agacement s’entend dans le texte. Un message générique envoyé par un système ne froisse personne : le client comprend que ce n’est pas dirigé contre lui.
Deux garde-fous à poser, en revanche. Arrête l’automatisation à J+15 : la mise en demeure ne doit jamais partir toute seule. Et prévois une exclusion manuelle par client, pour ne pas relancer automatiquement un compte avec lequel une discussion est en cours.
Ce qui change vraiment les délais
L’essentiel se joue avant la relance. Quatre points, par ordre d’impact :
- Un lien de paiement dans la facture elle-même. Payer par carte en deux clics plutôt que faire un virement depuis l’espace pro de sa banque supprime la friction qui est la cause réelle de beaucoup de retards.
- Une échéance à 15 ou 30 jours, pas 45. Le délai que tu proposes est celui que tu obtiens, plus le retard habituel. Négocier 15 jours au devis coûte moins cher que relancer à 60.
- Les mentions légales complètes. Sans le taux de pénalités et l’indemnité de 40 € sur la facture, tu n’as aucun levier à invoquer en J+15.
- Une facture envoyée le jour même. Facturer avec dix jours de décalage, ce sont dix jours de trésorerie offerts, tous les mois.
Le cadre légal, les taux à appliquer et la construction d’un plan d’escalade adapté à ton activité sont détaillés dans le guide complet sur les délais de paiement. Côté outil, Sirapilot envoie les relances automatiquement selon ton propre calendrier et joint un lien de paiement à chaque envoi. voir comment ça marche.