Un devis et une facture partagent la même base : ton identité complète, celle du client, la date d’émission, le détail chiffré de la prestation, le total HT et le traitement de la TVA. Le devis y ajoute la mention « Devis », une durée de validité et un emplacement « Bon pour accord ». La facture y ajoute un numéro unique et séquentiel, une date d’échéance, un taux de pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € (pour un client professionnel) et le montant TTC. Le reste dépend de ton statut et de ton métier.
Le détail qui suit sert surtout à repérer les trous dans tes gabarits actuels. La plupart des documents que je vois passer sont corrects à 90 %, et les 10 % manquants sont toujours les mêmes : la date de la prestation, les pénalités de retard, l’indemnité de 40 €.
Les mentions communes aux deux documents
Six blocs doivent figurer sur un devis comme sur une facture. Ils identifient les deux parties, datent l’engagement et chiffrent ce qui est vendu.
- Ton identité complète : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIRET, forme juridique. Le SIRET est le point le plus souvent oublié par les indépendants qui partent d’un modèle Word trouvé en ligne.
- L’identité et l’adresse du client. Pour un client professionnel, la raison sociale exacte et l’adresse de facturation, qui n’est pas toujours celle du chantier ou du bureau où tu interviens.
- La date d’émission du document.
- La désignation détaillée des prestations, avec la quantité et le prix unitaire hors taxes pour chaque ligne.
- Le montant total hors taxes.
- Le taux et le montant de TVA, ou la mention de franchise si tu n’en factures pas.
La désignation détaillée est celle qui pose problème. « Prestation de conseil » sur une ligne à 4 000 € ne décrit rien : ni le volume, ni la période, ni le livrable. En cas de désaccord avec le client, c’est ce texte qui fait foi. Écris ce que tu as vendu comme si un tiers devait le comprendre sans t’avoir parlé, avec le nombre de jours ou d’heures et le tarif unitaire en face.
Ce qui est propre au devis
Le devis est une proposition. Ses mentions spécifiques servent à en borner la portée dans le temps et à matérialiser l’accord.
- La mention « Devis » en toutes lettres, et un numéro.
- La durée de validité de la proposition. Sans elle, un client peut revenir six mois plus tard avec ton prix d’il y a six mois.
- La date de début et la durée estimée de la prestation.
- L’emplacement « Bon pour accord », avec la date et la signature du client.
Ces quatre éléments transforment un document informatif en engagement. Une fois signé et daté, le devis vaut contrat : le prix, le périmètre et les délais qui y figurent engagent les deux parties. La structure complète d’une proposition qui se signe est détaillée dans le guide du premier devis en freelance.
Ce qui est propre à la facture
La facture est une pièce comptable. Ses mentions supplémentaires répondent à deux logiques : la traçabilité fiscale et le recouvrement.
- La mention « Facture » et un numéro unique et séquentiel, sans trou dans la série.
- La date de la vente ou de la prestation, distincte de la date d’émission. Les deux coïncident rarement.
- La date d’échéance du paiement.
- Le taux des pénalités de retard applicable.
- L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € due en cas de retard, pour un client professionnel uniquement.
- Le montant TTC.
La numérotation mérite une minute d’attention. Elle doit être continue et chronologique. Un numéro absent laisse supposer qu’une facture a disparu, et c’est le premier point que regarde un contrôle. Une facture émise par erreur ne se supprime pas : tu émets un avoir qui l’annule, et le numéro d’origine reste dans la série.
Pour l’échéance, le cadre B2B fixe un maximum de 60 jours à compter de l’émission, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément. Sans mention, le délai légal est de 30 jours. Les conditions générales d’achat d’un grand compte qui imposent 90 jours sont illégales, même signées. Le sujet est traité en entier dans l’article sur les délais de paiement légaux.
Le taux de pénalités et l’indemnité de 40 € ont un intérêt pratique immédiat : sans eux sur le document, tu n’as rien à invoquer face à un client qui traîne. Ce sont deux lignes de pied de page qui changent le rapport de force à la première relance.
Devis et facture, ligne à ligne
| Mention | Devis | Facture |
|---|---|---|
| Identité complète + SIRET | Oui | Oui |
| Identité et adresse du client | Oui | Oui |
| Date d’émission | Oui | Oui |
| Détail des prestations, quantité, prix unitaire HT | Oui | Oui |
| Total HT et traitement de la TVA | Oui | Oui |
| Intitulé du document | « Devis » | « Facture » |
| Numérotation | Un numéro | Unique et séquentielle, sans trou |
| Durée de validité | Oui | Sans objet |
| Date de début et durée estimée | Oui | Sans objet |
| « Bon pour accord », date, signature | Oui | Sans objet |
| Date de la vente ou de la prestation | Sans objet | Oui |
| Date d’échéance du paiement | Sans objet | Oui |
| Taux des pénalités de retard | Sans objet | Oui |
| Indemnité forfaitaire de 40 € (client professionnel) | Sans objet | Oui |
| Montant TTC | Recommandé | Oui |
Micro-entreprise et franchise de TVA
Tant que tu relèves de la franchise en base, une mention exacte remplace le taux et le montant de TVA sur tes deux documents :
TVA non applicable, article 293 B du CGI
Mot pour mot, sur le devis comme sur la facture. Elle indique au client professionnel qu’il n’a aucune TVA à déduire, et elle t’évite de laisser croire que ton prix est un HT auquel s’ajoutera autre chose.
Deux séries de chiffres à ne pas confondre. Les seuils de franchise de TVA en 2026 sont de 37 500 € pour les prestations de services, avec un seuil majoré à 41 250 €, et de 85 000 € pour la vente de marchandises, majoré à 93 500 €. Les plafonds de chiffre d’affaires du régime micro-entreprise sont bien plus hauts : 203 100 € en commerce et 83 600 € en services et en libéral.
Beaucoup d’indépendants découvrent l’écart au mauvais moment. Tu peux rester micro-entrepreneur tout en devenant redevable de la TVA, et tes mentions changent ce jour-là. Le mécanisme des seuils majorés et la date exacte de bascule sont expliqués dans l’article dédié aux seuils de TVA en micro-entreprise.
Les mentions conditionnelles
Celles-ci ne concernent qu’une partie des activités, mais leur absence est aussi sanctionnée quand elles s’imposent.
- Assurance décennale. Obligatoire pour les activités du bâtiment. Tu indiques le nom de l’assureur, ses coordonnées et la couverture géographique du contrat. C’est une mention que les clients particuliers vérifient de plus en plus avant de signer.
- Conditions d’escompte. Si tu accordes une réduction pour paiement anticipé, elle figure sur la facture. Si tu n’en accordes aucun, la facture doit le dire.
- Autoliquidation. Pour une prestation intracommunautaire entre professionnels, la mention « Autoliquidation » signale que la TVA est due par le client dans son pays. Tu factures sans TVA, avec le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties.
- Vente à distance. Un devis ou une facture émis à distance auprès d’un particulier s’accompagne des informations sur le droit de rétractation, les modalités de livraison et le recours possible à un médiateur de la consommation.
Ce que la réforme ajoute en 2026
La facturation électronique déplace le sujet. Les mentions ne disparaissent pas, elles deviennent des champs structurés qu’une machine lit et contrôle avant que ton client ne voie quoi que ce soit.
Le calendrier tient en deux dates. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir une facture électronique. Au 1er septembre 2027, l’émission devient obligatoire pour les TPE, les PME et les micro-entreprises. Entre les deux, tu peux continuer d’émettre comme aujourd’hui, mais tu dois pouvoir encaisser ce que tes fournisseurs t’envoient.
Le transport passe par une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP), terminologie fixée par le décret n° 2026-677 et l’arrêté du 27 juillet 2026. Le contenu, lui, suit la norme européenne EN 16931, qui impose un socle de champs structurés. Une facture dont il manque un champ du socle est rejetée par la plateforme, sans intervention humaine et sans négociation possible. Le détail du format est décrit dans le guide de la norme EN 16931, et le cas des indépendants dans l’article consacré aux auto-entrepreneurs.
L’effet secondaire est plutôt bon pour toi. Un gabarit incomplet passait jusqu’ici sans rien signaler, jusqu’au contrôle. Il bloquera désormais à l’envoi, avec le nom du champ fautif.
Les sanctions réellement encourues
Le montant surprend souvent, dans les deux sens. Une mention manquante ou inexacte coûte 15 €, plafonnés au quart du montant de la facture. Sur une facture à 300 € qui cumule cinq oublis, l’amende théorique de 75 € atteint déjà le plafond. Sur un volume de plusieurs centaines de factures identiquement fautives, l’addition devient un vrai sujet.
La loi de finances 2026 ajoute une sanction propre au format électronique : 50 € par facture non conforme, dans la limite de 15 000 € par an. Elle vise le contenant plus que le contenu, et elle s’applique par document.
Reste l’obligation de conservation : 10 ans pour les factures. Un disque dur et un dossier daté suffisent, à condition que le dossier survive au changement d’ordinateur. C’est le point sur lequel les indépendants sont le plus fragiles au bout de quelques années.
Comment ne plus y penser
Rien de ce qui précède ne mérite d’être vérifié à la main à chaque document. Ces mentions sont fixes pour ton entreprise, ou déduites du client et des lignes que tu saisis. Un gabarit correct les pose une fois.
Trois réglages font l’essentiel du travail. Tes informations d’entreprise saisies une seule fois, avec le SIRET et la forme juridique. Ton régime de TVA renseigné, pour que la mention 293 B ou le taux applicable s’affiche tout seul. Un compteur de numérotation automatique, qui rend le trou dans la série impossible. Le reste, ce sont les blocs de pied de page : pénalités, indemnité de 40 €, escompte, décennale s’il y a lieu.
Sirapilot construit devis et factures à partir de ces réglages et transforme un devis accepté en facture sans ressaisie, ce qui évite au passage les divergences entre les deux documents. Le fonctionnement est détaillé sur la page devis et factures. Le plan Free est gratuit, le plan Pro à 19 €/mois ou 190 €/an, avec le détail des formules si tu veux comparer avant de créer ton compte. Pour la première facture émise de bout en bout, la marche à suivre est dans le guide de la première facture en freelance.