Ta première facture tient en six blocs : un numéro unique et séquentiel, tes coordonnées complètes avec ton SIRET, celles de ton client, le décompte chiffré de la prestation, les montants HT et TTC, et la date d’échéance accompagnée des pénalités de retard. Tu l’émets dès que la prestation est terminée, tu l’envoies le jour même, tu la conserves dix ans.
Le reste de ce guide détaille chaque bloc dans l’ordre où tu vas le remplir, avec les chiffres 2026 et les points où les débutants se font rattraper.
Quand émettre la facture
Le déclencheur, c’est le fait générateur : la livraison du bien ou l’achèvement de la prestation. Tu ne factures pas quand tu y penses, tu factures quand le travail est fait. C’est pour cette raison que la facture porte deux dates distinctes : la date d’émission, celle du jour où tu établis le document, et la date de la vente ou de la prestation, celle du service rendu.
Quand tu factures le jour même, les deux dates se confondent et personne ne se pose de question. Quand tu factures trois semaines plus tard, l’écart apparaît noir sur blanc, et il raconte quelque chose sur ta gestion. Il joue aussi contre ta trésorerie : le délai de paiement court à partir de l’émission, donc chaque jour de retard côté facturation est un jour de plus avant l’encaissement.
Pour une mission longue, tu peux découper : un acompte à la commande, des factures intermédiaires par jalon, le solde à la livraison. Chacune de ces factures suit exactement les mêmes règles que celle-ci.
La numérotation, le point qu’on ne rattrape pas
Chaque facture porte un numéro unique, et ces numéros forment une séquence continue, sans trou. C’est la contrainte la plus stricte de toute la facturation, et la plus facile à casser quand on commence à la main.
Ce que tu as le droit de choisir
Le format est libre tant que la chronologie est respectée et qu’aucun numéro ne manque. Trois formats courants :
- Numérotation continue simple : 1, 2, 3, 4. Lisible, mais elle affiche ton volume d’activité au client.
- Numérotation annuelle : 2026-001, 2026-002. Elle se trie toute seule et cadre avec tes exercices comptables.
- Numérotation préfixée : F-2026-0001 pour les factures, A-2026-0001 pour les avoirs. Le préfixe évite de confondre les deux familles de documents.
Choisis un format le premier jour et garde-le. Changer de logique en cours d’année revient à justifier une rupture, et personne n’a envie de faire ça devant un contrôleur.
Pourquoi une facture ne se supprime pas
Tu t’es trompé de montant, le client a renoncé, tu as envoyé le document au mauvais interlocuteur : la tentation de supprimer la ligne et de recommencer est forte. Elle laisse pourtant un trou dans la séquence, et ce trou est exactement ce qu’un contrôle cherche.
La correction passe par un avoir, un document qui annule tout ou partie de la facture initiale, porte son propre numéro et référence la facture concernée. Tu émets ensuite une nouvelle facture, correcte. Tu gardes les trois. La séquence reste intacte, l’historique raconte ce qui s’est passé, et tu n’as rien à expliquer.
Les mentions obligatoires, la liste complète
Une facture incomplète expose à une sanction et, plus concrètement au quotidien, elle donne au client un motif de contestation qui retarde le paiement. Voici tout ce qui doit y figurer.
- Le numéro unique, séquentiel
- La date d’émission
- La date de la vente ou de la prestation
- Ton identité complète, ton adresse et ton SIRET
- Ta forme juridique
- L’identité et l’adresse du client
- Le numéro du bon de commande, quand le client t’en a transmis un
- La désignation et le décompte détaillé de chaque prestation
- Le prix unitaire hors taxes
- Le montant total hors taxes
- Le taux et le montant de TVA, ou la mention de franchise
- Le montant toutes taxes comprises
- La date d’échéance du règlement
- Le taux des pénalités de retard
- L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €
- L’escompte éventuel pour paiement anticipé
Le décompte détaillé mérite un mot. « Prestation de développement, 4 500 € » se conteste sans effort. « Développement du tunnel de paiement, 9 jours à 500 € » se discute ligne par ligne, ce qui est déjà une position plus solide. Le détail de chaque mention est repris dans le guide des mentions obligatoires des devis et factures.
Le cas de la franchise en base de TVA
En micro-entreprise, tu démarres presque toujours en franchise en base : tu ne factures pas de TVA, tu n’en récupères pas, et tes montants HT et TTC sont identiques. Une seule ligne remplace le bloc de taxe, et elle se recopie mot pour mot :
TVA non applicable, article 293 B du CGI
Les seuils 2026 fixent la limite. Pour les prestations de services, la franchise court jusqu’à 37 500 € de chiffre d’affaires, avec un seuil majoré à 41 250 €. Pour la vente de marchandises, c’est 85 000 €, avec un seuil majoré à 93 500 €. Ces seuils n’ont rien à voir avec les plafonds du régime micro lui-même, fixés à 203 100 € pour le commerce et 83 600 € pour les activités de services et libérales.
Le jour où tu franchis le seuil, tes factures changent : tu ajoutes le taux et le montant de TVA, et tu retires la mention 293 B. Le fonctionnement des deux seuils et le calendrier de bascule sont expliqués dans l’article dédié aux seuils de TVA en micro-entreprise.
Délai de paiement, pénalités et indemnité de 40 €
Entre professionnels, le délai de paiement plafonne à 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois quand le contrat le prévoit expressément. Si tu n’écris aucun délai nulle part, la loi applique 30 jours. Sur une première facture, viser 15 ou 30 jours reste le choix le plus sain pour ta trésorerie.
Dès le lendemain de l’échéance, les pénalités de retard courent de plein droit. Tu n’as ni rappel à envoyer ni mise en demeure à faire pour qu’elles s’appliquent. S’y ajoute une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, due pour chaque facture impayée.
Ces deux éléments doivent figurer sur la facture pour t’être utiles. Une facture muette sur les pénalités te prive du levier au moment où tu en as besoin. Les règles complètes de calcul sont détaillées dans le guide des délais de paiement légaux.
L’envoi et la preuve
Aujourd’hui, un PDF en pièce jointe d’un email suffit, à condition que le fichier ne soit pas modifiable après coup. Envoie-le à la bonne personne : dans une PME, le PDF adressé à ton interlocuteur projet dort parfois trois semaines avant d’atteindre la comptabilité. Demande l’adresse de facturation dès la signature du devis, tu gagneras ces trois semaines.
Conserve tes factures dix ans, les tiennes comme celles de tes fournisseurs. Un dossier par année, sauvegardé ailleurs que sur ton seul ordinateur, remplit l’obligation.
Le cadre change bientôt. Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques au 1er septembre 2026. Pour les TPE, PME et micro-entreprises, l’obligation d’émettre arrive au 1er septembre 2027. Les échanges passeront par une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP), c’est le vocabulaire officiel depuis le décret n° 2026-677 et l’arrêté du 27 juillet 2026. Une facture PDF envoyée par email ne suffira plus. Ce que ça change concrètement pour un auto-entrepreneur est repris dans le guide de la facturation électronique pour les auto-entrepreneurs, et le calendrier détaillé côté produit sur la page conformité 2026.
Suivre le paiement
Une facture envoyée n’est pas une facture payée. Note trois informations pour chacune : le montant, la date d’échéance, et le statut. Trois colonnes suffisent au départ, sur le support que tu veux.
Le jour de l’échéance, regarde ce qui est arrivé sur ton compte. Le lendemain, envoie un rappel court aux clients qui n’ont pas payé. Un message neutre à J+1 se reçoit bien mieux qu’une relance tendue à J+20, et il règle la majorité des retards, qui sont des oublis. Des textes prêts à copier sont réunis dans les modèles d’email de relance.
Les erreurs qui coûtent cher
- Facturer en retard. Quinze jours d’attente entre la fin de la mission et l’envoi de la facture, c’est quinze jours de trésorerie que tu offres, chaque mois.
- Sauter un numéro. Un brouillon abandonné qui a consommé un numéro, une facture supprimée : la séquence se casse en une seconde et se justifie difficilement des années plus tard.
- Oublier les pénalités et l’indemnité de 40 €. Sans ces mentions, tu perds le seul argument juridique dont tu disposes face à un client qui traîne.
- Écrire une TVA que tu ne dois pas. Facturer 20 % en franchise en base revient à collecter une taxe que tu devras rembourser au client, avec une régularisation à la clé.
- Rester vague sur la prestation. Une ligne unique sans décompte invite à la contestation et fragilise ta position en cas de litige.
- Envoyer au mauvais destinataire. Le contact projet n’est presque jamais celui qui déclenche le virement.
En pratique
Si tu veux une facture conforme sans construire ton propre modèle, le générateur de facture produit un document avec toutes les mentions listées plus haut, gratuitement et sans compte. Pour la suite, c’est-à-dire la numérotation qui s’incrémente seule, les avoirs, le suivi des échéances et les relances, Sirapilot gère la chaîne complète du devis au paiement : voir devis et factures. Le plan Free couvre 3 clients, 5 devis et 10 factures par mois, ce qui suffit pour les premiers mois ; le plan Pro est à 19 € par mois ou 190 € à l’année (détail des tarifs).
Avant la facture, il y a le devis. Sa structure, ses mentions et sa durée de validité sont traitées dans le guide du premier devis freelance.